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無限に作業を簡単にする5つの基本的なExcel関数

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著者の記事: Kenneth Douglas

Excelは、読み書きのできない男性(および女性)のお気に入りのデータ操作ツールです。リテラシー、つまりコーディングできるものは、列、行、正しい式、およびその構文についてあまり気にする必要はありません。これらのウィザードには独自のデバイスがあるためです。他のすべての人にとって、実質的に管理職にある人にとっては、Excelは不可欠な作業ツールです。それにもかかわらず、多くの人々、特に仕事に足を踏み入れたばかりの人々はしばしばそれに怯えています。実際には、Excelを十分に習得していれば、自動的に更新される時間ベースのレコードを保存したり、在庫を保存したり、調査を実施したりするためにも使用できます。とは言っても、ここにすべての初心者が知る必要がある5つの非常に基本的なExcelの機能があります。

オートコンプリートシリーズ&オートフィルフォーミュラ

データ、特に長いデータセットを入力すると時間がかかり、ヒューマンエラーが発生する可能性が非常に高くなります。そのため、可能であれば、Excelは入力しようとしているテキストを予測し、それを入力するオプションをユーザーに提供します。

たとえば、一連の番号の後にシリアル番号または従業員ID番号を入力したいとします。手動で入力する代わりに、最初の3つまたは4つの番号を入力し、入力した番号のセルを選択することができます。最後のセルの右下にカーソルを移動して、黒のプラス記号に変わるまで待ちます。それをドラッグすると、各セルが保持する値を見ることができるでしょう。 Excelが自動的に値を増やします。このトリックは、数式がコピー/貼り付けされたときの絶対値ではなく、行の対応するセルを読み取るように自動更新されるため、数式で最もよく使用されます。

自動記入

あなたがデータを入力する間、このトリックは拾われることになっています。入力したデータが同じ列の前のセルに入力されている場合、Excelはセルにデータを自動入力できます。エンターを押して記入してください。

スマートアルファベット順

Excelではデータをアルファベット順に並べ替えることができますが、初心者は並べ替えオプションを使用することを躊躇することがあります。隣接する列のデータがそれに関連しており、データの並べ替えが関係を乱すためです。たとえば、名前、部署、住所、電話番号、および血液型グループが、それぞれ独自の列にあります。あなたはアルファベット順に名前をソートしたいが、それでも隣接するセルにその個人の正しいアドレス、電話番号、そして血液型を読み取らせたい。

Excelでは、隣接する列にデータを含めるように選択範囲を拡張するかどうかを確認するメッセージが表示されるため、先に進んで[AからZの並べ替え]オプションを使用できます。これにより、1つの列をアルファベット順に並べ替え、他の列の対応するデータをそれぞれ自分自身に並べ替えることができます。このスマートソートは、使用する可能性があるあらゆる種類の規則に対して機能します。

行データから列データへの変換

多くの場合、データを分析し始めるのに誰もが正しいレイアウトにデータを配置することさえできません。収集された形式は、特定の目的を念頭に置いて作成されたものではなく、行から列へ、またはその逆にデータを転送する必要があることがよくあります。個々の値をそれぞれコピーして貼り付ける代わりに、Transposeという特別な形式で貼り付け機能を使用してそれを実行できます。

行として貼り付ける列を選択してコピーします。データをコピーしたい行の最初のセルを選択します。 [貼り付け]ボタンの下にある小さな矢印をクリックして[形式を選択して貼り付け]を選択します。表示されたオプションボックスで、[転置]オプションをオンにして[OK]をクリックします。

姓と名を区別する

Excel 2013には、列間で機能する非常にスマートな自動入力機能があります。姓と名の両方を含む列の非常に一般的な例を考えてみましょう。あなたは姓と名を区別したいと思うかもしれませんし、古いバージョンのExcelでは、これは非常に賢い/トリッキーな方法で連結関数を使うことを意味しました。

Excel 2013では、次の列に姓を入力するだけで済みます。最初の2つまたは3つのエントリに対してこれを行うと、Excelは分離基準とは何かを学習し、対応するすべての値のデータを列に表示します。あなたがしなければならないのはエンターキーを押すことだけです。これはほぼあらゆる種類のデータに対して機能します。

職場でよく使用するExcelのトリックを知っていますか、それとも余分な作業を省くことができますか。コメントで私たちと共有してください。

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